Getting Things Done – meine neuen Listen im Planer

Seit einiger Zeit arbeite ich das Buch „Getting things done“ von David Allen durch. Wirklich ein Klasse-Buch zum Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement.  Nun probiere ich schon einige Zeit diese beiden neuen Listen. Sein Argument, warum diese Listen so wichtig sind hat mich überzeugt und ich denke, sie könnten hilfreich für mich sein, da ich gerne mal den Überblick verliere oder mich zu anderen Sachen oder Aufgaben hinreißen lasse und mich dann wundere, warum ich mit meinem Kram nicht vorwärts komme.

Ich stelle sie Dir hier in zwei Planervarianten vor: im Ringplaner und im Bulletjournal, und erzähle Dir, wie ich sie nutze.

1. Die Next Steps – Liste:

Laut David Allen kommen dort alle nächsten Schritte von allen laufenden Projekten drauf. Alles, was so bald wie möglich erledigt werden sollte. 

So halte ich es auch. Einzelne To Dos schreibe ich auf einer andere Liste – meistens in die Wochen To Dos. Obwohl nichts dagegen spricht, sie auch hier mit aufzunehmen, wenn sie baldmöglichst erledigt werden sollten.

Voraussetzung, um diese Liste zu füllen ist natürlich eine vollständige Projekt-Liste. Natürlich hab’ ich die auch 😉 Darauf gehört alles, was mich beschäftigt und mehr als 2 Schritte benötigt, um als komplett erledigt zu gelten.

Wenn man wirklich alles aufschreibt, was da anfällt kann die Liste ganz schön lang werden. Am Anfang habe ich diese Liste lose geführt, d.h. alle Punkte untereinander geschrieben, in der Reihenfolge der Projekte auf meiner Projektliste. Mittlerweile trenne ich nach Projekten. David Allen bietet mehrere Kategorisierungs-Möglichkeiten an: nach Ort, nach Kontext oder nach kreativem Kontext.

Ort: 

• Am PC
• Besorgungen
• Zu Hause
• Telefonate
• Emails
• Besorgungen
• Zu Hause
• Telefonate
• Emails

Besprechen mit:

• Partner
• Kollegen

Kontext:

• Planern
• Fotos
• Rezepte
• 10 Minuten Aufgaben
• Kreativ

So kannst Du Dinge gleicher Art zusammenfassen und wesentlich effizienter arbeiten.

Wo gehört diese Liste hin?

Im Ringplaner habe ich sie ganz vorne, noch vor dem Kalender. Dort habe ich eine Inbox/To Do/ Projekt – Kategorie. Die Listen sind alle dort. Leicht zu finden und zu aktualisieren. 

Im BulletJournal schreibe ich sie mir auf die Doppelseite mit den Tagesübersichten. Sie wäre auch gut in der Wochenübersicht oder nach der Wochenübersicht, bevor die Tagesübersichten anfangen, aufgehoben. 

Im Ringplaner sehe ich den Vorteil, dass ich die Liste aktualisieren und auswechseln kann. Ich kann sie körperlich wegwerfen und eine neue Liste aufsetzen, wenn mir alles Durchstreichen und abhaken und noch dazu quetschen zu unübersichtlich wird.

Im Bulletjournal setze ich die Liste jede Woche, bzw. auf jeder Doppelseite mit Tagesübersichten neu auf. Wenn es mir hier zu unübersichtlich wird muss ich warten (muß ich eigentlich nicht, mache ich aber) bis ich eine neue Doppelseite beginne. Der Vorteil ist hier aber, dass ich sie jeden Tag direkt vor Augen habe ohne blättern zu müssen, und die Punkte gar nicht in die Tagesübersichten übertragen müßte, sondern direkt abhaken könnte.

Übrigens kommen tagesbezogene Aufgaben idealerweise in den Terminkalender. In so einer Liste würden sie untergehen oder zu spät Beachtung finden.

2. Die Warten-Liste:

Auf diese Liste kommen alle Punkte, die ein anderer tun muss bevor ich weiter machen kann. Ich nenne meine Liste „follow up“, was es auch ganz gut trifft. Dazu kommen für mich noch Dinge, die ich im Auge behalten will. Eine Bestellung, die länger dauert, eine Nachricht von jemandem, eine Rückmeldung, ein Vereinbarung, die ich nicht vergessen will,…

Wo gehört diese Liste hin?

Im Grunde ganz nah zur Next Steps – Liste. Im Ringplaner davor oder dahinter. Vielleicht durch einen Tab gekennzeichnet.

Im Bullet Journal habe ich sie in der Wochenübersicht. Ich hatte sie auch schon auf der Doppelseite mit den Tagesübersichten, aber da ich nur 2-4 Tage auf eine Doppelseite bekomme, mußte ich oft alle Punkte in dieser Liste von Doppelseite zu Doppelseite übertragen, was mir unnötig schien. 😉 So ist sie in der Wochenübersicht besser aufgehoben, wo ich sie noch immer täglich sehe und spätestens wöchentlich aktualisieren kann.

Und das ist der nächste und wichtige Punkt: das regelmäßige Aktualisieren. Wie oft das geschehen muss hängt von Deinem Alltag, Deinem Leben, deinen Projekten ab. Für mich gilt: so oft es geht, aber nur wenn es wirklich nötig ist. Das Aktualisieren geschieht im Zusammenspiel mit  der Projektliste. Einmal wöchentlich ist für mich die Norm. 

Was klingt für Dich passender: Die Listen im Ringplaner zu führen oder im Bullet Journal? Machst Du so etwas schon? Erzähl doch mal.

Falls Dich Organisation und Zeitmanagement interessiert empfehle ich Dir unbedingt das Buch von David Allen „Getting things done“. Gibt’s auch auf Deutsch. Kennst Du noch andere Bücher zum Thema?

xoxo Chris